คำว่า ERP คืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ?

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resources Planning เป็นประเภทหนึ่งของระบบซอฟต์แวร์เพื่อการบริหารในองค์กร ซึ่งมีขนาดใหญ่ มีหลายระบบย่อย หรือ “โมดูล” ที่ทำงานเชื่อมกัน จากหน้างานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งของขบวนการทำงานภายใน เช่น การซื้อ การขาย การตลาด การบริการหลังการขาย บัญชีการเงิน สต็อกสินค้า บริหารคลัง บริหารการผลิต บริหารทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ ซึ่งจะมีครบระบบหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับขอบเขตของซอฟต์แวร์แต่ละแบรนด์ ที่อยู่แต่ละ Tier (เทียร์) 

ตลาดของ ERP ?มีอยู่ 3 เทียร์หรือระดับตลาด ได้แก่ 

เทียร์ที่ 1 มักจะเป็นระบบที่มีขอบเขตเหมือนโปรแกรมบัญชีทั่วไป มักมีขนาดเล็ก ราคาไม่แพง คลอบคลุมงานหลังบ้านหลักๆ โดยเฉพาะ บัญชี สต็อก การบันทึกซื้อขาย เป็นต้น
เทียร์ที่ 2 ได้แก่ ERP ที่มีขนาดย่อมลงมา มีไม่ครบทุกโมดูล หรือ โปรแกรมบัญชีที่มีขนาดใหญ่ และความลึกและซับซ้อนของฟีเจอร์มากขึ้น ขนาดกลางๆ ราคาปานกลางถึงสูงแล้วแต่แบรนด์
    อาจแบ่งย่อยได้อีกสองประเภทได้แก่ 
ซอฟต์แวร์ ERP ที่มีความลึกของฟีเจอร์ในด้าน Vertical คือมีความเชี่ยวชาญในประเภทธุรกิจหนึ่งๆ ไป เช่น เป็น ERP สำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น 
ซอฟต์แวร์ ERP ที่มีฟีเจอร์คลอบคลุมกว้างไปในด้าน Horizontal คือมีความเชี่ยวชาญที่ลึกพอประมาณ สามารถนำไปใช้ได้ในหลากหลายประเภทธุรกิจ ไม่เฉพาะเจาะจงจนเกินไป
เทียร์ที่ 3 ได้แก่ ERP ที่มีครบทุกโมดูล ที่เป็นที่นิยมกันจะเป็นของต่างประเทศ ที่มักจะมีราคาสูง โดยเฉพาะค่าบริการในการวางระบบและซัพพอร์ทระหว่างปี 

ERP ต่างจากโปรแกรมบัญชีธรรมดาอย่างไร?
หากพูดให้ง่าย อาจจะเรียกโปรแกรมบัญชีว่าเป็น subset ของ ERP ซึ่งจะตกอยู่ในเทียร์ที่ 1 ตามที่อธิบายข้างต้น 

ความคลอบคลุมของฟีเจอร์
ERP คือระบบใหญ่ที่มีทุกโมดูลที่จำเป็นสำหรับการบริหารองค์กร ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียว มีซอฟต์แวร์ตัวเดียว ควบคุมและคลอบคลุมได้ทุกส่วนงาน
โปรแกรมบัญชีโฟกัสที่โมดูลที่สำคัญต่อการทำบัญชี จะมีระบบเกี่ยวกับการขาย การซื้อ การคุมสต็อก เพิ่มเข้ามา แต่ความลึกและละเอียดนั้นแตกต่างกันไปตามแต่แบรนด์ ไม่เน้นประเภทธุรกิจใดเฉพาะ
 ราคา ค่าใช้จ่าย
    โดยทั่วไปแล้ว ERP มีราคาสูงกว่าโปรแกรมบัญชี เนื่องจากฟีเจอร์และความสามารถของโปรแกรมท่ีมากกว่า ตามแต่ละเทียร์ที่สูงขึ้น
การขึ้นระบบ
ERP มักจะใช้เวลาในการขึ้นงานนานกว่า และมีบุคลากรจากหลากหลายฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง ปกติทางฝั่งผู้ขายซอฟต์แวร์จะมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่จะเข้าไปให้คำปรึกษาและบริการในการวางระบบโดยเฉพาะ โดยเฉลี่ย องค์กรที่ซื้อ ERP ไปแล้วจะใช้เวลาประมาณ 3-6 เดือนในการเริ่มต้นนำระบบเข้าไปใช้รวมถึงการอบรมการใช้งานให้ผู้ใช้งาน (หรือที่เราเรียกว่า ‘users’) ยิ่ง ERP มีขนาดใหญ่เท่าไร ก็จะใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น บางกรณีอาจใช้ถึง 1 ปีขึ้นไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยความพร้อมของผู้ประสานงานในโปรเจคของฝ่ายองค์กรผู้ซื้อเองด้วย
โปรแกรมบัญชี อาจจะไม่ต้องมีการวางระบบ ในกรณีที่ระบบไม่ซับซ้อนผู้ซื้อสามารถนำไปใช้ได้เอง โดยศึกษาจากคู่มือการใช้งาน ใช้เวลาสั้นกว่า
เทคโนโลยีและการเก็บข้อมูล ทั้ง ERP และโปรแกรมบัญชี มีทางเลือกในการใช้งานเหมือนกัน ได้แก่
การใช้งานแบบ (1) Web Application คือใช้งานได้ผ่านทาง Browser อินเตอร์เน็ต หรือ (2) Windows Application คือมีการดาวน์โหลดและติดตั้งในเครื่อง แล้วกดรันเพื่อใช้งาน
การเก็บข้อมูลแบบ (1) On-Cloud คือเก็บข้อมูลในคลาวน์ ไม่ต้องใช้ Server ของตนเอง โดยทั่วไป ฝั่งผู้ขายจะมี Cloud Service Provider หรือผู้บริการให้เช่าพื้นที่คลาวน์ที่ติดต่อกันไว้อยู่แล้ว และทางผู้ซื้อไม่ต้องกังวลหรือหาเช่าพื้นที่เอง หรือ (2) On-Premise คือการเก็บข้อมูลใน Server ของตนเอง โดยจะมีฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง เก็บไว้ในบริเวณสำนักงาน เหมาะสำหรับองค์กรที่อยู่ในพื้นที่ที่สัญญาณอินเตอร์เน็ตไม่มั่นคง

จะเลือกใช้ ERP หรือโปรแกรมบัญชี ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?

เข้าใจความต้องการของธุรกิจตนเอง วิเคราะห์และเข้าใจความซับซ้อนยุ่งยากภายใน 
หากมีหลายฝ่ายงานที่ต้องการให้ทำงานร่วมกัน ขั้นตอนการทำงานและผู้ใช้งานจำนวนมาก และมีแนวโน้มจะเพิ่มขึ้น ผู้บริหารต้องการเห็นภาพรวมของทุกฝ่ายงาน ไม่ใช่แค่เรื่องรายได้ ค่าใช้จ่าย ต้องการรายงานที่ซับซ้อน มีการดึงข้อมูลจากหลายส่วนมาก ควรเลือก ERP 
หากเป็นธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่ต้องการรายงานที่ลึกละเอียดมาก เน้นความง่ายและเร็วเป็นสำคัญ ขั้นตอนการทำงานน้อย มีผู้ทำงานไม่มาก หรือทำบัญชีแบบ Outsource อยู่แล้ว ควรเลือกโปรแกรมบัญชี
เงินลงทุน
 สำหรับ ERP ควรจะมีเงินลงทุนตั้งแต่หลักแสนขึ้นไปถึงหลายล้าน (หมื่นปลายก็มีบ้างแล้วแต่แบรนด์)
 สำหรับโปรแกรมบัญชี เริ่มต้นจากหลักร้อย/พัน สำหรับแอพพลิเคชั่นเล็กๆ อย่าง Startup และหลักหมื่นสำหรับโปรแกรมทั่วไปในเทียร์ 1
การขยายตัวของธุรกิจ
หากกำลังขยายตัวรวดเร็วและมีความซับซ้อนในการทำบัญชีหรือการจัดการหลังบ้านสูงขึ้นเรื่อยๆ และมีแนวโน้มที่จะต้องเชื่อมต่อกับหลายระบบมากขึ้น ควรเลือก ERP
หากเพิ่งเริ่มต้น อยู่ในระยะ 5 ปีแรก ยังไม่มีความซับซ้อนมากนัก ฝ่ายงานไม่มาก จำนวนผู้ใช้จำกัด ควรเลือกโปรแกรมบัญชี
ผู้ขายหรือ Vendor ของซอฟต์แวร์
 ดูว่าผู้ขายรายนั้นมีประสบการณ์ในประเภทธุรกิจเดียวกับเรามามากน้อยเพียงใด อย่างไร มีความรู้ความเข้าใจ และขบวนการในการให้บริการที่น่าเชื่อถือหรือไม่
ดูว่าผู้ขายมีความยืนหยุ่นในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ รวมถึงฮาร์ดแวร์มากน้อยเพียงใด เพราะจะเป็นปัจจัยที่จะช่วยให้สามารถระบบงานให้อัตโนมัติได้ครบวงจรและสมบูรณ์ขึ้นในที่สุด
ดูว่าผู้ขายมีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญ ความเข้าใจในการวางระบบมากน้อยเพียงใด เพราะเป็นปัจจัยในการความสำเร็จของการขึ้นงานหลังการขาย
ดูว่าองค์กรของผู้ขายมีความมั่นคง และมีแนวโน้มในการเติบโตในอนาคต ไม่ปิดตัวลงง่ายๆ เพราะเป็นปัจจัยในการได้รับการบริการอย่างต่อเนื่องในอนาคต

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ?ในการซื้อซอฟต์แวร์ ไม่ว่าจะเป็น ERP หรือโปรแกรมบัญชี ได้แก่

ค่าซอฟต์แวร์ คิดตาม License หรือจำนวนผู้ใช้งาน (อาจคิดแยกตามราคาของแต่ละระบบ หรือราคาที่เข้าได้ทุกระบบ) มีค่าใช้จ่ายตามการขาย 2 แบบใหญ่ๆ ได้แก่ ?1) การซื้อขาด จ่ายเงิน Up front ก้อนแรก + ค่าบริการรายปี (ข้อ 2) ยังเป็นที่นิยมในกลุ่มผู้ขายในไทย?2) การเช่าใช้ จ่ายยอดเงินเท่ากันทุกปีตลอดอายุการใช้งาน เป็นแนวโน้มใหม่ในปัจจุบันและอนาคต สำหรับผู้ขายและผลิตภัณฑ์รายใหม่ๆ ในไทย และผู้ขายส่วนมากในต่างประเทศ
ค่าบริการรายปี ในการได้รับบริการในการตอบปัญหาการใช้งาน การแก้ Bug หรือ Error การอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆ การอัพเกรดขึ้นเวอร์ชั่นล่าสุด เป็นต้น ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง ที่จะเริ่มคิดตั้งแต่ปีที่สองในการใช้งานเป็นต้นไป สำหรับผู้ที่เลือกซื้อซอฟต์แวร์แบบขายขาด คือจ่ายเงิน up front ครั้งเดียวในปีแรกเพื่อเป็นเจ้าของสินค้า หากขาดการจ่ายในบางปีมักจะมีการคิดค่าปรับ
ค่าบริการวางระบบ ขึ้นงาน โดยทีมงานของฝั่งผู้ขาย เพื่อเข้าใจทำความเข้าใจระบบงาน และนำข้อมูลเก่ามาจัดทำและนำเข้าระบบใหม่ พร้อมทั้งออกแบบการใช้งานให้เข้ากับระบบเดิมของผู้ซื้อ คิดเป็นโปรเจคตามความยากและซับซ้อนของระบบงาน และจำนวนผู้ใช้งานที่ต้องอบรมการใช้งาน
ค่าฮาร์ดแวร์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในกรณีที่ต้องซื้อคอมพิวเตอร์ Server หรือฮาร์ดแวร์อื่นๆ ใหม่
ค่าระบบเสริมอื่นๆ (Add-on features) ที่อาจมีขายเพิ่ม แล้วแต่ผู้ขายแต่ละแบรนด์
ค่าเชื่อมต่อกับระบบอื่น หากมี แล้วแต่ผู้ขายแต่ละแบรนด์

เขียนโดย จิดาภา ประยูรรัตน์ 
ที่ปรึกษาทางด้านซอฟต์แวร์ จาก ASAP Project
www.asapproject.co